給与計算担当者必見！!　～給与制度簡素化のススメ～

 

給与計算業務は企業によって賃金の仕組みがそれぞれ違いますし、部署別に計算方法が違ったりすると更に繁雑となり膨大な時間が取られてしまいます。

また、給与計算の方法が複雑化していくと、比例してミスも多くなり、さらに時間を投下することになります。

企業が発展していく中で従業員の処遇の均衡を保つために、小さな変更を積み重ねた結果、とても込み入った計算方法になってしまったというのはよくある話です。

今回は給与担当されている方の負担が少しでも軽減されればと思い、いくつかの方法をご説明します。

 

 

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［目次］

◆勤怠集計

◆勤怠取り込み

◆月の所定労働時間

◆変動する手当

◆給与明細の発行

◆最後に

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◆勤怠集計

 

最近ではタイムカードや紙の勤務表などで勤怠管理を行っている企業はかなり減ってきていますが、そのように勤怠管理をおこなっている企業があるのも事実です。

人力で集計を行うのは膨大な時間を要しますし、必ずミスが起きます。そういった企業には勤怠管理システムの導入を強く推奨します。打刻漏れ等のチェックは必要ですが、正確な集計を行うことが出来、時間も短縮できます。

また勤怠導入システムを導入しているのにもかかわらず「まるめ」を行っているケースがたまに見受けられます。以前に某飲食チェーンでの５分「まるめ」が話題になりましたが、労働基準法の観点からは賃金の未払いになりますし、「まるめ」作業自体に手間がかかるため時間効率的にも１分単位の計算を推奨しています。

 

 

◆勤怠取り込み

 

せっかく勤怠システムを導入しても給与計算ソフトと連携が出来ていなければ、ツールを使っている効果が半減してしまいます。これから勤怠システムの導入をお考えの場合は必ず給与計算ソフトと連携が可能であるか確認を行いましょう。また、勤怠システムと給与計算システムの連動が出来なくても、ExcelのVLOOKUP関数を活用すれば時間短縮できるケースがあるのでお試しいただければと思います。手入力はなるべく少なくするべきです。

 

 

◆月の所定労働時間

 

残業代等の計算の場合には時間単価の算出が必要です。計算月ごとに所定労働時間を計算している場合は毎月変動があるのでその都度計算が必要です。それよりも年間の所定労働時間を算出して１２で割り返して算出した、月平均所定労働時間を採用したほうが時間短縮につながります。

 

 

◆変動する手当

 

従業員の頑張りを反映するため歩合給を採用しているケースがあります。この歩合給の計算を毎月行っている場合は結構大変だと思います。そこで推奨したいのは歩合給の支給を３か月に１回の支給とすることです。これであれば年１２回の集計が４回になるので負担が減ります。変更する場合は毎月支給が３か月に１回となるため従業員に対して十分な説明を行うべきです。

 

 

◆給与明細の発行

 

給与明細はWEB明細の活用を推奨しております。紙で給与明細を発行する場合に従業員規模が多い企業だとそれだけで大変な作業になってしまいますし時間が取られてしまいます。WEB明細はアップロードをするだけで本人がスマホから確認できるので紛失のリスクもなくとても効果的です。

 

 

◆最後に

 

いかがでしたでしょうか。給与計算の方法や賃金規程を見直したい企業様は東京都中央区銀座の株式会社Ａｉｍペイロールエージェーンシーまでお気軽にお問合せください。

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